GDPR e documenti cartacei
Parlando quindi di GDPR con riferimento al solo cartaceo, la conservazione di documenti e file sensibili o riservati mette una azienda davanti ad una serie di impellenze. L’obbligo è quello di esaminare le modalità di archiviazione delle informazioni proprio come dinnanzi a file di natura multimediale raccolti tramite il proprio sito internet.
Si deve quindi valutare se si ha ancora la necessità di conservare quei file cartacei; se l’utilizzo che se ne sta facendo è quello corretto; se tutte le persone che vi stanno accedendo hanno facoltà e necessità di farlo. Ove non ci siano impellenze di questo genere si può proceere alla distruzione dei documenti cartacei. Ecco perchè uno egli strumenti che sembra non dover mancare oggi in una azienda è un distruggidocumenti.
Si sta parlando di un apparecchio in grado di eliminare i fogli su cui sono riportati dati sensibili e personali, nel momento stesso in cui questi non occorrono più. Uno strumento da sempre esistito ma che, per paradosso, proprio grazie alla GDPR sta diventando fondamentale in ogni realtà aziendale.
I distruggidocumenti per eliminare file riservati
Sul mercato ce ne sono diversi, cerchiamo di capire per quale optare. La scelta del distruggidocumenti più adatto per ogni impresa dovrà tener conto della frequenza giornaliera di utilizzo, del grado di segretezza dei documenti da smaltire e del tipo di taglio desiderato.
In base al grado di segretezza occorre precisare che un distruggidocumenti può garantire diversi livelli di sicurezza che vanno dal DIN 1, utilizzato per pratiche che devono essere rese illeggibili ma con esigenze di sicurezza limitate, al DIN 6, richiesto quando all’interno dell’ufficio sono presenti documenti ad elevato livello di segretezza, come ad esempio atti dei vari uffici governativi.
Anche il tipo di taglio che è in grado di realizzare il tritacarta può influire sul livello di segretezza. Se un apparecchio è predisposto per un taglio a strisce, il suo impiego potrà rivelarsi utile per lo smaltimento in tutta sicurezza dei documenti di uso quotidiano, mentre un distruggidocumenti con tipologia di taglio a frammenti sarà in grado di trasformare ogni pratica in piccoli rettangoli di carta, riducendone il volume e assicurando così un maggior livello di sicurezza.
Per le aziende che utilizzano documenti con dati estremamente sensibili infine, può essere consigliato un distruggidocumenti a taglio in microframmenti. Ogni foglio verrà così ridotto in minuscoli pezzettini, in modo tale da rendere assolutamente impossibile una eventuale lettura dei dati precedentemente inseriti.
